Política de Tratamiento de Datos Personales

Esta Política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y la jurisprudencia aplicable, incluida la Sentencia C-748 de 2011.

LITIS DATA decide de forma directa y autónoma sobre los tratamientos de datos personales que se encuentran bajo su responsabilidad.

Los datos personales podrán ser recolectados, almacenados, organizados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos o eliminados, siempre conforme a la finalidad específica de cada tratamiento y en proporción a esta.

Las finalidades del tratamiento se diferencian de acuerdo con los distintos grupos de interés y podrán incluir, entre otras:

• Relacionamiento y comunicación con los titulares.
• Registro y acreditación de información.
• Ejecución y administración de relaciones contractuales.
• Gestión administrativa y operativa.
• Atención de obligaciones legales y contractuales.
• Defensa jurídica.

Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades que dieron origen al tratamiento o exista un término específico exigido por una causa legal, contractual o jurisprudencial.

Los titulares de datos personales podrán ejercer frente a LITIS DATA, en su calidad de Responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados del Tratamiento, los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, especialmente cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error o estén siendo tratados de forma prohibida o sin la debida autorización.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LITIS DATA para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos en que la ley exceptúe dicha obligación.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que LITIS DATA o un Encargado haya dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas por presuntas infracciones a la normativa de protección de datos, una vez agotado previamente el trámite de consulta o reclamo ante LITIS DATA.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando el tratamiento no respete los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, salvo que exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información.
6. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento, al menos una vez por cada mes calendario y cada vez que se produzcan modificaciones sustanciales en las directrices de tratamiento que motiven nuevas consultas.

Salvo en los casos previstos por la Ley 1581 de 2012 y su normativa concordante, cuando sea necesaria autorización previa del titular, LITIS DATA la solicitará al momento de recopilar la información.

La autorización será expresa e informada, deberá especificar las finalidades del tratamiento y podrá obtenerse mediante cualquier mecanismo que permita su posterior consulta y verificación.

Los titulares podrán ejercer, según corresponda y salvo la existencia de un mandato legal, jurisprudencial o contractual que obligue a continuar el tratamiento, sus derechos de conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión.

Consultas

Las consultas para acceder a información personal serán atendidas dentro de un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, LITIS DATA informará al titular las razones de la demora y señalará la nueva fecha de atención, que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales.

Reclamos

Los reclamos procederán cuando el titular solicite la corrección, actualización o supresión de información, o considere que LITIS DATA ha incumplido alguno de los deberes establecidos en la normativa aplicable.

Contenido del reclamo

• Identificación del titular.
• Descripción clara de los hechos que originan el reclamo.
• Dirección o medio de contacto.
• Documentos que se deseen aportar como soporte.

Reclamos incompletos

Si el reclamo se encuentra incompleto, LITIS DATA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción para que subsane las faltas.

Si transcurren dos (2) meses desde dicho requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Remisión del reclamo

Cuando quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, deberá trasladarlo a la dependencia correspondiente en un término máximo de dos (2) días hábiles e informar al interesado.

Registro y término de atención

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” junto con el motivo, dentro de un término no mayor a dos (2) días hábiles. La leyenda permanecerá registrada hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para resolver el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a su recepción completa.

Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, LITIS DATA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que será atendido. Este término adicional no podrá superar ocho (8) días hábiles.

LITIS DATA adopta y mantiene medidas técnicas, administrativas y humanas proporcionales al riesgo, orientadas a proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos personales y a prevenir su adulteración, pérdida, uso, consulta o acceso no autorizado o fraudulento.